Aneka Macam Perlengkapan Kantor dan Fungsinya

Selembar – Perlengkapan kantor merupakan alat pendukung administrasi yang berukuran kecil namun bersifat vital. Kebanyakan perusahaan besar membelinya dalam jumlah besar dan harga grosir.

Perlengkapan kantor atau office stationery merupakan alat pendukung yang akan memperlancar kegiatan administrasi dalam perusahaan atau usaha. Bagi Anda yang ingin mengembangkan usaha, sebaiknya mempersiapkan peralatan kantor yang lengkap.

Penting sekali memilih peralatan kantor yang sesuai kebutuhan sehingga tepat guna dan berfungsi dengan baik. Office stationery biasanya berukuran kecil namun bersifat vital, bahkan banyak perusahaan besar membeli dalam jumlah banyak untuk menghemat budget dan waktu.

16 Daftar Perlengkapan Kantor dan Fungsinya

Bagi Anda yang baru mengembangkan usaha, ingin maju dan lebih profesional. Ada baiknya, memiliki daftar peralatan kantor berikut ini. Agar semua urusan administrasi bisa berlangsung dengan baik, teratur dan rapi.

1. Kertas

Peralatan kantor berbentuk lembaran yang memiliki banyak kegunaan. Perusahaan besar kini menggunakan kertas untuk mencetak, menulis dan menggambar. Bahkan kertas kini jadi kebutuhan pokok untuk aktivitas administrasi hingga keseluruhan operasional kantor.

Kertas yang dipergunakan di kantor adalah jenis Houtvrij schrijfpapier atau HVS. Ada 2 jenis kertas HVS yang digunakan di kantor berdasarkan ukurannya. Kertas A4 dengan ukuran 21 cm x 29.7 cm dan F4 (Folio) dengan ukuran 21.6 cm x 33 cm). Kertas tersebut memiliki ketebalan 70 hingga 100 gram.

2. Pulpen

Peralatan kantor penting yang digunakan untuk menulis. Biasanya memiliki ujung tajam dan berisi tinta. Setiap karyawan membutuhkan pulpen, sebaiknya Anda menyediakan pulpen dalam jumlah besar dan membelinya dalam jumlah grosir.

Pulpen yang banyak digunakan di kantor adalah pulpen ballpoint. Ciri khasnya ujung lancip dan mudah digunakan dan harganya terjangkau. Sedangkan untuk pulpen fountain yang memiliki ujung tajam di salah satu sisinya, biasanya digunakan pejabat penting kantor.

3. Pensil dan Penghapus

Pensil masih masuk dalam ATK kantor yang terbilang penting. Biasanya jadi satu bagian dengan penghapus. Kegunaannya untuk menulis dan menggambar idea atau gagasan yang tidak bersifat paten dan mudah dihilangkan.

Pensil yang digunakan di kantor standarnya 2B atau HB. Lain halnya kalau Anda perusahaan di bidang arsitek. Ada banyak jenis pensil dan penghapus yang digunakan, sesuaikan saja dengan kebutuhan dan penggunaan nantinya.

4. Penggaris

Alat pengukur yang membantu saat menggambar atau pengukuran skala kecil. Biasanya penggaris digunakan dalam aktivitas administrasi, gambar hingga bentuk sudut. Penggaris lurus lebih banyak digunakan untuk kegiatan kantor.

Ada beberapa jenis penggaris lainnya, seperti penggaris siku-siku, busur, segitiga sama kaki dan sama sisi. Bisa penggaris khusus ini untuk kantor seperti artikel, pengukuran atau lembaga pendidikan.

5. Penjepit Kertas (Paper clip)

Sering juga disebut paper clip, perlengkapan kantor ukuran kecil ini sangat penting untuk mengumpulkan lembaran kertas. Ada beberapa jenis penjepit kertas dengan ukuran kecil dan besar.

Paper clip kecil mudah dibengkokan dan berwarna warni. Sedangkan paper clip ukuran besar, biasanya berwarna hitam dan memiliki daya jepit lebih kuat, banyak juga disebut dengan binder clip.

6. Penghapus Permanen (Tipe-X)

Penghapus bahan kimia yang berfungsi menghapus tulisan secara permanen. Bisa digunakan untuk menghilangkan tulisan pulpen, pensil atau print out.

Tipe-X biasanya dikemas dalam ukuran kecil dengan ujung runcing. Sekarang ini penggunaan Tipe-X kurang efektif jika dibandingkan dengan label.

7. Gunting

Alat potong yang banyak digunakan di kantor. Kegunaan gunting di kantor untuk memotong kertas, koran dan gambar. Gunting yang digunakan biasanya ukuran sedang dengan bagian bingkai terbuat dari bahan plastik.

8. Stapler

Alat tulis kantor yang digunakan untuk menyatukan kertas. Stapler biasanya untuk menggabungkan beberapa lembar kertas dalam satu kelompok.

Pembelian stapler biasanya disertai dengan isinya. Ada beberapa jenis stapler di kantor, mulai dari stapler kecil, sedang hingga besar yang bisa menyatukan hingga ratusan lembar kertas.

9. Alat Pembolong Kertas (Perforator)

Pembolong kertas atau perforator jadi perlengkapan kantor penting untuk membuat lubang dengan rapi dan terstruktur. Cara pemakaian dengan menjepit kertas dengan satu bagian, tekan pada bagian tuas dan silinder tajam akan membentuk lubang lingkaran kecil.

Biasanya pembolong kertas digunakan untuk menyatukan dokumen agar bisa disimpan dalam stopmap binder. Anda sebaiknya menyediakan perforator ukuran kecil dan sedang, untuk pembolong kertas tipis dan tebal.

10. Stempel

Stempel masuk bagian alat pengesahan kantor yang digunakan untuk setiap transaksi. Alat Stempel juga bisa jadi identitas perusahaan, pasalnya akan terdapat logo dan nama perusahaan.

Perlengkapan kantor stempel digunakan sebagai alat penguat dalam laporan penting. Biasanya digunakan pada laporan, kerjasama hingga pengesahan sertifikat. Alat kantor yang satu ini memiliki banyak bentuk, normalnya Anda bisa menggunakan kotak atau bulat.

11. Tinta Printer

Tinta printer merupakan alat bantu kantor yang penting dan dibutuhkan untuk mencetak laporan. Pembelian tinta printer sesuai kebutuhan mesin printer dan warna yang dibutuhkan untuk membuat laporan.

Ada beberapa jenis printer, Ink Printer, Laser Jet Printer dan Thermal Printer. Setiap jenis memiliki keunggulan berbeda. Sedangkan untuk warna, umumnya printer membutuhkan 4 warna primer, hitam, cyan, kuning dan magenta.

12. Memory Card, Flashdisk dan Eksternal Hardisk (Alat Penyimpan Data)

Kantor modern lebih menyukai penyimpanan digital, hal ini bisa Anda terapkan agar arsip tidak menghabiskan tempat di kantor. Penyimpanan tidak hanya pada komputer, sebaiknya memiliki back up.

Ada beberapa media penyimpanan digital. Flashdisk jadi penyimpanan sementara yang fleksibel dibawa kemana saja, kini ukurannya hingga 256 GB. Memory card penyimpanan ukuran kecil yang fleksibel untuk gadget. Sedangkan hardisk eksternal penyimpanan dengan kapasitas besar hingga 5 TB.

13. Kop Surat

Alat kantor multiguna yang berfungsi sebagai branding. Kop Surat sangat efektif untuk memperkenalkan usaha, cocok untuk perusahaan yang ingin berkembang dan maju lebih cepat.

Sebaiknya membuat kop surat khusus yang memperlihatkan identitas perusahaan sehingga bisa jadi media promosi. Anda bisa juga menggunakan kop surat sebagai kartu nama resmi perusahaan.

14. Stopmap

Bagian peralatan kantor yang berfungsi menyimpan lembaran kertas atau dokumen. Tujuannya agar terlihat rapi, tidak mudah terlipat dan jadi branding produk. Perusahaan besar dan berkembang, biasanya membuat desain stopmap khusus sebagai ciri khas.

Anda juga bisa menggunakan stopmap sebagai identitas brand atau perusahaan. Sesuaikan stop map dengan ukuran kertas, umumnya untuk kertas A4 atau F4. Stopmap kini bukan hanya dari kertas, ada juga plastik yang dapat memberikan perlindungan ekstra.

15. Tempat Kartu Nama

Benda kecil tempat menyimpan kartu nama ini dapat digunakan sebagai media promosi sekaligus identitas. Biasanya menggunakan kayu, acrylic tembus pandang, logam dan metal. Ukuran kecil menyesuaikan kartu nama.

Bentuk dan warna kartu nama biasanya mengikuti tema perusahaan, bisa juga menyesuaikan dengan logo perusahaan. Tempat kartu nama akan mempermanis tampilan meja dan biasanya ada di meja resepsionis.

16. Perekat / Lem

Lem digunakan sebagai alat perekat di kantor. Biasanya digunakan dalam bentuk cair dan bentuknya botol kecil. Aplikator di bagian ujung untuk mempermudah penggunaan. Lem biasanya dipakai untuk merekatkan kertas.

Selain lem, selotip bisa jadi perekat yang lebih praktis. Biasanya untuk ATK kantor menggunakan selotip bening dan warna hitam. Selotip bening untuk menempel sedangkan selotip warna hitam untuk merekatkan dokumen di bagian luar.

Semua perlengkapan kantor memang rata-rata berukuran kecil namun memiliki fungsi penting. Biasanya di kantor bagian administrasi yang lebih banyak membutuhkan. ATK kantor biasanya dijual dalam jumlah grosir dengan harga lebih terjangkau.

Baca juga artikel Mengenal macam-macam tinta printer dan fungsinya

Itulah aneka macam perlengkapan kantor dan fungsinya yang sangat penting bagi keperluan kantor. Dari beberapa aneka macam perlengkapan kantor yang sudah disebutkan diatas merupakan standar minimal yang memang harus ada ketika membeli perlengkapan kantor. Semoga informasi macam-macam perlengkapan kantor diatas bisa bermanfaat!